Dashboard Design: Best Practice per la sua costruzione.
Come realizzare una “Dashboard”?Abbiamo dei dati,li trasformiamo in informazioni, che esprimono, a colpo d’occhio, lo scostamento dall’obiettivo,visto da più angolazioni-dimensioni , mediante una rappresentazione che sia grafica ed aggiornata, affinchè il fruitore possa prendere delle decisioni. Risultato? Abbiamo realizzato una “Dashboard”.
Una “Dashboard” (letteralmente cruscotto) è una rappresentazione principalmente grafica e statica (potrebbe essere integrata con testo e/o tabelle) che a “colpo d’occhio” fornisce informazioni sul raggiungimento o meno di obiettivi prefissati a priori. Qualora vi fosse anche la possibilità di renderla dinamica, “navigabile” da parte del suo fruitore, si otterrebbero informazioni utili per prendere delle “decisioni”. In quest’ultimo caso rientriamo nell’ambito della Business Intelligence.
Per la sua costruzione occorre definire:
- FRUITORE: potrebbe essere sia il Sales Manager oppure il Marketing Manager o ancora l’IT Manager o il Board Management e cosi via.
- OBIETTIVO: l’obiettivo-target da considerare – monitorare – raggiungere, cambia sulla base del fruitore. Per il Sales Manager, infatti, potrebbe essere il Budget, oppure il Fatturato Storico. Per il Marketing Manager invece potrebbe essere il numero di nuovi clienti (leads) oppure il ROI delle campagne di Marketing o il livello di fidelizzazione. In caso di Dashboard Direzionale gli obiettivi potrebbero essere oltre al fatturato storico, il budget, anche la marginalità del prodotto, oppure se passiamo ai financial, ROI, ROS, e cosi via.
- ANGOLAZIONI-DIMENSIONI: quando parliamo di “angolazioni-dimensioni” differenti, ci riferiamo alle dimensioni di analisi. Ovvero lo scostamento dall’obiettivo, può essere analizzato rispetto alla dimensione “TEMPO” (ad esempio lo scostamento dall’inizio dell’anno, o nell’ultimo mese o quadrimestre) o rispetto ad altre dimensioni di analisi rilevanti per il Business. Supponiamo ad esempio che l’attività imprenditoriale si svolga in diverse regioni d’Italia, allora sarà sicuramente necessario che l’analisi dello scostamento prenda in considerazione la dimensione “REGIONE”.
- GRAFICI: la Dashboard non è un esercizio di stile, sicuramente dovra essere accattivante, ma in primis funzionale e utile allo scopo. Ciò significa che la scelta tra un istogramma, un grafico a torta, oppure una tree map o un bullet graph, dipende dal tipo di informazione che si vuole rappresentare.
- COLPO D’OCCHIO: nella scelta dei grafici è importante focalizzarsi sulla visualizzazione a “colpo d’occhio”, ovvero tutto a portata di “vista”, in un unico foglio-schermo, di facile lettura ed interpretazione. Pertanto sono importanti le dimensioni-ingombri dei grafici, il dispositivo su cui questi dovranno essere visualizzati (tablet, smartphone,notebook…),i colori, la formattazione e cosi via.
- INFORMAZIONI: sapere qual è il cliente che ha acquistato di più, oppure il canale di vendita che fa registrare il fatturato più alto, o ancora il prodotto più venduto,o i mesi in cui si registrano aumenti del costo del lavoro, o il dipendente con la produttività del lavoro più bassa, sono informazioni utili al fine di poter prendere delle decisioni in modo agevole e soprattutto velocemente.
- DATI: l’analisi dei dati di input, che dovranno essere trasformati in informazioni, è fondamentale. Infatti se non sufficienti per la realizzazione della Dashboard, laddove possibile dovranno essere integrati, verificata la loro completezza, l’ accessibilità e talvolta l’output dovrà essere modificato tenendo conto delle limitazioni ab origine. Pertanto la base dati va progettata attentamente e accuratamente e verificata (data quality).
- AGGIORNAMENTO: le informazioni dovranno essere aggiornate, e la frequenza di aggiornamento dipende dal tipo di business in questione e dal fruitore. Se parliamo di vendite, ovvio che sarà necessario avere dati aggiornati in tempo reale (almeno con cadenza giornaliera). Se invece il fruitore sarà il Responsabile delle Risorse Umane, monitorare lo scostamento relativo al costo del lavoro richiederà tempistiche di aggiornamento differenti (ad esempio mensilmente).
- DECISIONI: se ci si ferma ad una rappresentazione statica aggiornata, ma non navigabile da parte del fruitore, il risultato sarà quello di avere sotto controllo la situazione e la direzione verso cui ci si sta dirigendo, ma per prendere delle decisioni occorrerà entrare nel “dettaglio”, ovvero esplorare-navigare l’informazione, attraverso Dashboard dinamiche che permettano di analizzare il fenomeno da angolazioni diverse.
Sotto una “Sales Dashboard” realizzata con Excel (Tabelle e Grafici Pivot).
Sales Dashboard
Figura 1
Analizziamone la sua struttura.
Il fruitore è il Sales Manager che a colpo d’occhio, vuole monitorare la sua forza vendita, analizzarne le prestazioni, scoprire le criticità, ed intervenire per invertire eventuali trend negativi rispetto al fatturato dell’anno precedente che rappresenta l’obiettivo-target.
Mediante la Dashbord, il Sales Manager sarà in grado immediatamente di:
- verificare giornalmente ammontare del fatturato dell’anno in corso e quanto si discosta dal fatturato dell’anno precedente, quindi la direzione verso cui ci si sta dirigendo (Figura 1 – Grafico 1);
- controllare il trend mensile degli incassi rispetto all’anno precedente ed individuare i mesi che presentano criticità (Figura 1 – Grafico 2).
- controllare le performance della rete vendita (Figura 1 – Grafico 3). Chi è il migliore? Chi il peggiore?
- controllare qual è la tipologia di store che si discosta dagli obiettivi (Figura 1 – Grafico 4);
- controllare i fatturati di ciascuno store rispetto all’anno precedente e individuare a colpo d’occhio i migliori ed i peggiori e lo scostamento in termini assoluti; (Figura 1 – Grafico 5 e 6)
- verificare quali gruppi di prodotti presentano un fatturato in incremento o decremento rispetto all’anno precedente (Figura 1 – Grafico 7);
Tutte queste informazioni potremmo definirle di primo livello, ovvero di primo impatto. Ma per prendere delle decisioni volte ad invertire i trend negativi, occorrono informazioni ulteriori.
Ad esempio sarebbe importante capire se il calo di fatturato del Sales Manager Arancio (Figura 1 – Grafico 3), è legato ad un avvio difficoltoso della stagione e quindi lo si registra nei primi mesi dell’anno,ad esempio gennaio e febbraio, oppure se la perdita di fatturato è costante nei mesi e quindi bisognerà effettuare interventi strutturali.
Lo stesso dicasi per il gruppo prodotti (Figura 1 – Grafico 7), ovvero sarebbe importante capire se il calo del fatturato relativo al”Group F”, interessa un particolare tipo di store, magari quelli ubicati in una determinata area geografica.
Come fare in questi casi?
Bisogna approfondire le analisi, quindi serve una “Dashboard esplorabile”, navigabile, “dinamica”.
Se osserviamo la Figura 1, sulle destra, contraddistinti dai numeri romani (I – II – III – IV – V), troviamo dei box, i cosiddetti selettori-filtri, che ci permetteranno di approfondire la nostra analisi.
Ad esempio se selezioniamo il Sales Manager Arancio (Figura 2 – selettore II) ci accorgiamo che la situazione è perfettamente opposta a quanto supposto precedentemente, ovvero a partire da marzo c’è stata un’inversione di tendenza (Figura 2 – Grafico 2), con un trend negativo rispetto ai buoni risultati registrati nei mesi di gennaio e febbraio. Inoltre il problema a primo impatto sembra riguardare solamente lo store 3, in quanto lo store 9, riesce a fatturare qualcosina in più rispetto all’anno precedente (Figura 2 – Grafico 5 e 6).
Sales Dashboard
Figura 2
In realtà, se approfondiamo ulteriormente l’analisi e selezioniamo gli ultimi 3 mesi (Figura 3 – selettore I)notiamo che i problemi non riguardano solo lo store 3, ma bensì anche lo store 9, in quanto quest’ultimo fa registrare un trend negativo rispetto all’anno precedente, erodendo così l’incremento fatto registrare nei primi mesi dell’anno (Figura 3 – Grafico 5 e 6).
Sales Dashboard
Figura 3
Volete verificare anche voi?
L’esempio su riportato lo trovate nell’area “Modelli Tascabili”, dove potete scaricare gratuitamente il Modello “A Colpo d’Occhio”, per provare come è facile ed intuitivo, attraverso i selettori-filtri, effettuare delle analisi self-service per avere informazioni sul business, sfruttando tutte le potenzialità di una Dashboard. Provate anche voi a costruire la vostra Dashboard: acquistate il video corso “Dashboard Design” qui.
Se volete approfondire, avere una consulenza per il vostro business o pormi anche una semplice domanda, scrivetemi a gianfranco.lupo@ilbusinessintelligente.it. Sarò felice di rispondervi!